Чтобы составить официальное письмо, необходимо обратить внимание на различные составляющие его части. Основные части: заголовок, приветствие, тема, основной текст, прощание и подпись.
Заголовок
Это заголовок, состоящий из ряда сведений, расположенных вверху. В заголовке появляется:
Имя и фамилия получателя, которым предшествует форма обращения (г-н Хуан Гарсия). В качестве дополнения можно указать должность или должность, которую вы занимаете в органе, в который вы обращаетесь. Если письмо адресовано не какому-либо конкретному лицу, вместо него указывается название отдела или подразделения.
Адрес получателя или название учреждения, компании, агентства и т. Д.
Место и дата. Здесь указывается местность, в которой было составлено письмо, и дата его составления.
Приветствие
Приветствие занимает менее одной строки, в котором больше нет элементов. Приветствие должно быть вежливым и формальным (уважаемый доктор Дж. Хуана Моралес, уважаемый г-н Диего Лопес и т. Д.).
После фамилии (или фамилий) ставится двоеточие (:).
Тема
В теме письма, занимающей абзац в несколько строк, излагается причина письма.
Тело
Это самая длинная часть письма, в которой вводится и развивается суть дела. Если основанием является, например, ходатайство, в тексте такое ходатайство изложено и аргументировано в его пользу. Если это, например, претензия, объясняются факты, которые приводят к претензии.
В зависимости от причины, которая возникает в тексте, может появиться заключение, например, указание срока ответа или разрешения конфликта. Кроме того, также часто выражаются последствия неспособности решить указанную проблему.
Прощание
При прощании или закрытии снова прибегают к вежливой формуле, такой как наилучшие пожелания, Примите сердечный привет, Передайте вам привет и т. Д.
Подпись
Подпись сообщает получателю, кто является автором (или отправителем) такого письма. Эта форма может быть дополнена указанием номера телефона, адреса электронной почты или даже должности, занимаемой подписавшим.